จดหมายเวียน
คือจดหมายที่มีข้อความซ้ำ ๆ กันทุกฉบับแต่ละฉบับอาจแตกต่างกันเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ซึ่งมีวิธีการที่ช่วยลดการซ้ำซ้อนและช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยมีขั้นตอนดังนี้ คือ
1.จัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช้ร่วมกัน เรียกว่า “เอกสารหลัก” โดยต้องเว้นที่ว่างไว้
สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นของผู้รับ จากนั้นให้ทำการ บันทึกจดหมายต้นฉบับไว้
ดังภาพ
รูปที่ 1 เอกสารต้นแบบ
ส่วนที่เว้นไว้
2. ให้คลิกที่เมนูเครื่องมือฎจดหมายเวียน จะได้หน้าจอดังภาพ จากนั้นให้ให้คลิกที่
ปุ่ม “สร้าง”เลือก”จากจดหมาย”
รูปที่ 2 กำหนดเอกสารหลัก
3. คลิกที่ปุ่ม “หน้าต่างที่ใช้งานอยู่”
รูปที่ 3 กำหนดเอกสารต้นแบบ
4. ที่แหล่งข้อมูลให้เลือก “สร้างแหล่งข้อมูล” ดังภาพ
รูปที่ 4 การสร้างแหล่งข้อมูล
5. ให้ทำการเลือกข้อมูลที่จะใช้ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ”สามารถกำหนดได้ดังนี้
- ถ้าหัวข้อให้ไม่ต้องการให้คลิกเลือกที่หัวข้อนั้น แล้วคลิกที่ปุ่ม ”เอาชื่อเขตข้อมูลออก”
- ถ้าหากต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูล” จาก นั้นให้คลิกที่ปุ่ม “เพิ่มชื่อเขตข้อมูล”
รูปที่ 5 การกำหนดหัวข้อ
ในที่นี้จะกำหนดเอาเฉพาะหัวข้อ “ตำแหน่งงาน” เท่านั้น ดังภาพ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “ตกลง”
รูปที่ 6 การกำหนดหัวข้อ
6. ทำการตั้งชื่อไฟล์ ดังภาพ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก”
รูปที่ 7 การบันทึกข้อมูล
7. เนื่องจากในขั้นต้นยังไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่เลยโปรแกรมจะทำการถามให้เพิ่มข้อมูลลงในระเบียนให้คลิกเลือกที่ปุ่ม“แก้ไขแหล่งข้อมูล”
รูปที่ 8 การแก้ไขแหล่งข้อมูล
8. ให้ทำการเพิ่มข้อมูลดังภาพ หลังจากที่เพิ่มข้อมูลจนครบแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “ตกลง”
รูปที่ 9 การเพิ่มแหล่งข้อมูล
9. เมื่อกลับมาสู่หน้าหลักของเอกสารให้คลิกที่ปุ่ม “แทรกเขตข้อมูลผสาน”เลือกข้อมูลที่
ต้องการใส่ลงในช่องว่างที่เว้นไว้ในเอกสารหลัก (จากตัวอย่างเลือกที่ตำแหน่งงาน)
รูปที่ 10 กำหนดเขตข้อมูลผสาน
10. จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม”แสดงข้อมูลผสาน”
รูปที่ 11 ข้อมูลที่ทำการผสานเรียบร้อยแล้ว
การสั่งพิมพ์ในจดหมายเวียน การสั่งพิมพ์ในจดหมายเวียนนั้นมี 2 ลักษณะ คือ การสั่งให้ผสานลงเครื่องพิมพ์และจดหมายเวียน มีวิธีดังนี้
วิธีการผสานลงเครื่องพิมพ์ เป็นการสั่งให้พิมพ์จดหมายทั้งหมดที่มีข้อมูล ซึ่งโปรแกรมจะ
ทำการพิมพ์ไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะครบตามจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่มี โดยจะทำการเปลี่ยนข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
1. ให้คลิกที่ปุ่ม
รูปที่ 12 ผสานลงเครื่องพิมพ์
สั่งพิมพ์ทางจดหมายเวียนการสั่งพิมพ์โดยใช้คำสั่งจดหมายเวียนนั้นเราสามารถกำหนดข้อมูลได้ว่าต้องการพิมพ์จาก Record ไหนถึง Record ไหน มีวิธีการดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม
รูปที่ 13 การพิมพ์แบบจดหมายเวียน
- ในส่วน ”ผสานกับ”ให้คลิกที่ Drop-down เลือกที่เครื่องพิมพ์
- ในส่วน “ระเบียนที่ผสาน”ให้คลิกที่“จาก……..ถึง……..” ซึ่งเป็นการกำหนดข้อมูลที่เราจะพิมพ์ ตั้งแต่ Record ใดถึง Record ใด
2. คลิกที่ปุ่ม “ผสาน”
1.ไปที่เมนูเครื่องมือฎกำหนดเอง ดังภาพ
รูปที่ 14 การแทรกสมการ
2.คลิกที่บัตรรายการ “คำสั่งในช่องประเภทเลือกที่ “แทรก”
3. ในช่อง “คำสั่ง” เลือกที่ “ตัวแก้ไขสมการ”
4. ให้คลิกซ้ายค้างไว้ที่ “ตัวแก้ไขสมการ” จากนั้นให้ลากมาไว้ที่เมนูด้านบน ดังภาพ
รูปที่ 15 ผลลัพธ์ที่ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น